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テレワーク導入・マネジメント効果を高める方法!必須ツールからセキュリティまで紹介

テレワーク

2020年以降、テレワークを利用する企業が急増しています。

しかし、管理する側としては「生産性が落ちるのでは?」「うまく回るのか?」「さぼりが出るのでは?」など、気になることが多いはずです。

このようにテレワークにはさまざまな不安がつきまとうものです。

<この記事で分かること>
・テレワークの定番ツール
・ツール導入後の流れ

このページでは、企業向けにテレワークの導入から、マネジメント効果を高めるための基本的な流れをまとめました。

テレワークの導入・マネジメントで必要なこと

テレワークを導入する上で必要なことは以下の通りです。

  1. 必須ツールの導入
  2. タスク管理
  3. セキュリティ対策
  4. マネジメント効果の確認と改善
  5. テレワーク人員を見定める

※完全テレワークの場合、5は不要。

1つ1つしっかりと確認をしておきましょう。

テレワークの必須ツール5選

テレワークに必須となるツールの導入

まず、テレワークで社員を管理する上で、必須となるツールを押さえます。

優れたツールを導入すれば、それだけでマネジメント環境がそろいます。

現在、さまざまなツールが出回っているため、必要なツールだけを厳選してまとめました。

  1. 【勤怠管理ツール】 エフシェアプラス 
  2. 【打合せ・会議ツール】 Zoom 
  3. 【業務連絡ツール】チャットワーク 
  4. 【社内連絡ツール】 サイボウズ 
  5. 【タスク管理ツール】 excel、Stock他 

1.【勤怠管理ツール】 エフシェアプラス(F-Ccair+)

テレワークで懸念とて従業員にさぼりが生じるのでは?という点といわれています。

「成果物さえ出せばよい」という声もありますが、きちんと働いているか確認したいと考える経営者は多いでしょう。

テレワークで社員を監視するツールは、今後増えていくと考えられますが、現時点でベストな勤怠管理ツールが「エフシェアプラス(F-Ccair+)」です。

エフシェアプラス(F-Ccair+)の特徴

  • ボタン1つで着席・離席を管理!
  • 不定期でPC画面を撮影しサボり防止
  • プライバシー保護に配慮
  • 成果至上主義を緩和できる
  • 導入企業が多い

エフシェアプラスは、ボタン1つで着席と離席の管理ができます。

そのため「今、仕事をしているか?」「着席しているか」という社員の行動を把握することができます。

また、不定期でPC画面を撮影する仕様となっているため社員のサボりを抑止することが可能。

一見すると、社員にとってデメリットに見えるツールですが実は逆の面があります。

テレワークは成果至上主義に陥りやすいですが、常に成果を出せるわけではありません。

エフシェアプラスを導入し、企業が勤怠管理することで社員への過度な成果至上主義をゆるめることができます。

社員に緊張感を持たす意味でも優れたツールといえるでしょう。

2.【打合せ、会議ツール】 Zoom

社内や社外の打ち合わせ、会議ツールでおすすめなのがZoom(ズーム)です。

2020年に入りセキュリティが問題視されましたが、現在は改善されつつあり、使いやすさ・利便性を踏まえても非常におすすめです。

なお、セキュリティが気になる方は2020年5月からGoogleより開始された「Google Meet」もおすすめします。

実績は少ないものの、グーグルが無料で提供するもので、信頼性は間違いありません。

Zoom

ズームについては無料版と有料版があり、有料版を使うと大人数での会議が可能となり、バーチャルオフィスを作ることも可能です。

また、社外で打合せする場合も、相手にアカウントを作らせる必要がなくURLを送るだけでカンタンに打合せができます。

社内会議及び、社外打合せでZoomを利用すると良いでしょう。

3.【社内連絡ツール】 チャットワーク

テレワークで基本的な業務連絡はほぼチャットワークで可能です。

  • メールとchatの両方の機能をもつ
  • タイトルや挨拶文が必要ない
  • すぐに返信しなくて良い
  • 通話や画面共有も可
  • 日本企業が提供するツール

メールとチャットの良いところを持つツールで、メールにありがちな挨拶文を避け、スムーズに業務連絡ができます。

チャットワークを利用すれば、管理者が社員の進捗を確認することも可能。

既に利用する企業は多いですが、テレワークでこそメリットを発揮する必須のツールとなるでしょう。

4.【社内連絡・コミュニケーション】 サイボウズOfficce

企業によっては社内連絡や仕事の欠勤報告など、仕事以外での情報共有が必要な場合があります。

その場合におすすめのツールがサイボウズOfficceです。

  • 社内連絡
  • 欠勤報告
  • 社内行事、スケジュール
  • 掲示板
  • タイムカード

サイボウズは国内に上場する優良企業で、サイボウズOfficceを導入すれば、仕事以外での情報共有がスムーズになります。

1997年の発売以来累計65,000社が取り入れる優良ツールで、テレワークのような社会変化にも柔軟に対応しています。

必須ではありませんが、仕事以外のコミュニケーションができるメリットがあります。

余裕があれば取り入れておきたいツールと言えるでしょう。

5.【タスク管理ツール】 Stock(ストック) 他

  • 必須レベル:

テレワークではタスク管理ツールが必須となりますが、既に企業で取り入れているツールを利用すれば問題ありません。

代表的なツールとして「excel」を用いて社内でタスク管理・プロジェクト管理するものがありますが、テレワークにも向きます。

タスク管理ツールの数は多く、できればエクセルのように誰でも馴染みやすいものを使うのが望ましいです。

その上で、おすすめのタスク管理ツールを厳選すると以下の3つになります。

上記はもっとも代表的かつ、実績・使いやすさ共に申し分ありません。

価格・クオリティに差がなく、新たに導入する場合はこの中から自社に合うものを選びましょう。

Stockは日本企業(リンクライブ)が提供するツールであるため、サポートなどもスムーズとなります。

テレワークの必須ツール導入後の流れ

タスク管理の準備をする

タスク管理を行う

必要なツールを導入した後、次に意識すべきなのがタスク管理です。

タスク管理はテレワークのマネジメントの基本となります。

テレワークで、企業を円滑に回すために必要なのがタスク管理です。

タスク管理が適切に行われれば、テレワークであっても特に問題になることはありません。

タスク管理についてはいくつか種類があります。

  • 個人単位
  • チーム、プロジェクト単位

基本はプロジェクト単位となるため、「誰がどの程度仕事が進んでいるか分かる」ようにしておきましょう。

プロジェクトに参加しない場合(仕事がない状況)の場合も、個人単位でタスクリストを提出させ、マネジメントします。

また、社内の情報共有を高めるためにZoomで定期的に進捗報告会も行うとよいでしょう。

セキュリティ対策を行う

セキュリティ対策

テレワークでは社内の機密情報を自宅で扱うことになります。

現状、社員個人のパソコンを利用しての作業が主流となっており、セキュリティ対策は必須となります。

テレワークにおけるセキュリティ対策に関しては、2020年4月28日に警視庁のホームページで情報が公開されました。

もっとも詳しく書かれているため、こちらを確認しておきましょう。
テレワーク勤務のサイバーセキュリティ対策!

マネジメント効果の確認と改善をする

マネジメント効果の確認と改善

ここまで、テレワークを高めるツールの導入、タスク管理のポイントをまとめてきました。

しかし、経営者の対応としてはこれだけではまだ物足りません。

ここから、さらに必要となるのがマネジメント効果の確認です。

テレワークを導入して実施する中で、成果物や費用対効果を観察するようにして下さい。

テレワークによって能率が落ちる場合は改善を行います。

ただし、過度な成果至上主義になってしまうと社員に負荷がかかる恐れがあります。

社内状況に応じて、バランスを取りながら費用対効果が高まるようにマネジメントをしていきます。

テレワーク人員を定める

テレワーク人員を定める

会社を完全にテレワーク化することも可能です。

しかし、現実的にはオフィスがある、またはオフィスの縮小・移転を検討されている経営者がほとんどです。

テレワークを利用するとオフィスの賃料を下げるメリットを生むことができます。

オフィスを残すことを検討する経営者は以下を確認ください。

どの人員を優先して配置すべきか?

オフィスを持ちながらテレワーク人員を配置する場合、有事の際を除き全ての社員をテレワークにするとは限りません。

主に以下のケースが考えられます。

  • 一部社員をテレワークに配置する
  • 定期にテレワークする社員を入れ変える

「どの人員を優先してテレワークに配置すべきか?」は慎重に考えなければなりません。

テレワーク人員として最適な人物

  • プログラマー、エンジニアといった技術職
  • 責任者、プロジェクト管理者
  • 信頼性が高い人物

プログラマー・デザイナーといった技術職は、タスク管理しやすくテレワーク向きです。

また、責任者やプロジェクト管理者のような、信頼性のおける人物を定期的にテレワーク人員に配置するのも有効です。

オフィスとテレワークを両立させる場合は、細かい配置までしっかりと考えておきましょう。

テレワーク導入・マネジメント効果を高める方法まとめ

テレワーク導入と、マネジメントを高める方法を紹介してきました。

ポイントをまとめると以下の通りです。

  1. 必須となるツールを導入する
  2. タスク管理の準備をする
  3. セキュリティ対策を行う
  4. マネジメント効果の確認と改善
  5. テレワーク人員を見定める

テレワークの導入に不安を持つ経営者の方もいるかもしれません。

しかし、テレワークは欧米ではスタンダードであり、むしろ高い費用対効果を生み出す可能性を秘めます。

テレワークを活用することでオフィスの賃料を抑えるなどメリットもあります。

メリット・デメリット両面に目を向けた上で、テレワークによって高いマネジメントを行っていきましょう。

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